Privacy policy VV Achtmaal

Wanneer je lid wordt van VV Achtmaal vragen we je om persoonsgegevens aan ons te geven. Bij het verwerken van deze gegevens is VV Achtmaal verantwoordelijk dat deze juist, veilig en volgens de wet- en regelgeving worden verwerkt. We verwerken niet altijd voor iedereen dezelfde gegevens. In deze privacy verklaring lees je welke gegevens we verwerken en waarom we dat doen.

Welke gegevens verwerken wij?

Naam, adres en woonplaats (en gerelateerde contactgegevens)

Als je lid wordt van VV Achtmaal, slaan we een aantal gegevens op in het kader van dit lidmaatschap. Dit betreft:

• Relatienummer KNVB
• je naam (voornaam, tussenvoegsel, roepnaam en achternaam),
• geslacht,
• geboortedatum,
• adres,
• postcode en woonplaats,
• telefoonnummer(s),
• e-mailadres
• het soort lidmaatschap (betalend / bond)

Financiële gegevens

In het kader van het betalen van je lidmaatschap, gebruiken we je bankrekeningnummer (IBAN) om de periodieke contributie te incasseren

Aanvullende gegevens

In specifieke gevallen bewaren wij in aanvulling op de standaard NAW-gegevens (zie ook 1) andere (bijzondere) persoonsgegevens. Deze zijn bijvoorbeeld medische gegevens om een veilige omgeving te creëren voor het lid zelf en zijn omgeving.

Alle gegevens van medische aard of die een ernstige privacy inbreuk voor onze leden kunnen meebrengen, worden onder speciale condities en maatregelen beschermd, waaronder een aangescherpte beveiliging en controle hierop

Herkomst en verwerking van gegevens

In de meeste gevallen verstrek je zelf de gegevens aan ons en is er geen aanvullende toestemming nodig. Wij verwerken al onze registraties in ons verwerkingsregister. Hierin staat ook wie er toegang heeft tot jouw gegevens en waarom. We verstrekken zonder jouw toestemming geen gegevens aan andere organisaties voor bijvoorbeeld promotiedoeleinden, behalve als we dat wettelijk verplicht zijn.

Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Doelen voor de verwerking van jouw gegevens zijn:

– Uitvoeren van het lidmaatschap, waaronder het indelen in teams en doorvoeren van wijzigingen in contactgegevens.
– aanvragen lidmaatschap KNVB
– Communiceren over nieuws en activiteiten (door middel van mailings).
– Vermelden als onderdeel van teamgegevens op de website of op de verjaardagskalender.
In beide gevallen komen deze gegevens uit SportLink waarmee een algemene verwerkersovereenkomst is afgesloten.
De gebruiker van Sportlink kan zelf zijn eigen privacy-instellingen (‘zichtbaarheid’) beheren
– passend kunnen handelen bij ongevallen en incidenten in geval de (jeugd)leden verblijven of deelnemen aan activiteiten bij VV Achtmaal

Wat is de rechtsgrond om je persoonsgegevens te gebruiken?

De wetgeving op het gebied van privacy regelt dat gegevens niet zomaar verwerkt mogen worden. Er moet altijd een reden zijn die in de wet wordt genoemd .Voor VV Achtmaal betreft dit:
– Toestemming (door jou zelf of jouw ouders/verzorgers gegeven)
– Uitvoering van overeenkomst (lidmaatschap)

Beveiligen van gegevens

Als VV Achtmaal gaan we zorgvuldig om met jouw gegevens en nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om een passend beschermingsniveau te waarborgen. Denk hierbij aan het afschermen van vertrouwelijke gegevens voor enkel daartoe bevoegde personen en technische beveiligingsmaatregelen van onze websites en computersystemen.

Wij snappen dat het beschikbaar komen van gevoelige gegevens, zoals gezondheids- of van medicatiegegevens tot ernstige inbreuken op de privacy van onze leden kan leiden. Om die reden hebben wij de toegang tot deze gegevens tot een minimum beperkt en in ons verwerkingsregister vastgelegd wie hier toegang tot mogen hebben. Hierop wordt actief gecontroleerd. De opslag van deze gegevens vindt plaats in een beveiligde locatie, hetzij fysiek (afgesloten kast) hetzij via een technische beveiliging, zoals een wachtwoord).

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

VV Achtmaal zal je persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Onze bewaartermijn is maximaal 7 jaar. Mocht je hierover vragen hebben dan kun je hierover een vraag stellen via ledensecretaris@vvachtmaal.nl

Met wie delen we jouw gegevens?

VV Achtmaal verkoopt jouw gegevens niet aan derden en zal deze uitsluitend verstrekken indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst (zoals lidmaatschap KNVB) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht (bijvoorbeeld in het kader van contributie inning of SportLink), sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.
VV Achtmaal blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Wat zijn jouw rechten?

Omdat het jouw gegevens betreft heb je (als betrokkene) een aantal rechten. Je mag:

Gegevens inzien of (laten) verbeteren

Je hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen.

In het geval van SportLink beheer je zelf jouw gegevens en privacy niveau.

Gegevens laten verwijderen (inclusief het recht om ‘vergeten te worden’)

In een aantal gevallen en onder voorwaarden heb je het recht om persoonsgegevens die we van je hebben te laten wissen. Dit is het geval indien:

• de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• je de toestemming hebt ingetrokken (of door een bevoegd persoon hebt laten intrekken)
• je gegrond bezwaar maakt tegen de verwerking (of dit hebt gedaan door een daartoe bevoegd persoon)
• je gegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;
• er een wettelijke verplichting is om de persoonsgegevens te wissen;

Als wij niet kunnen voldoen aan het verzoek om persoonsgegevens te wissen, informeren wij je over de redenen waarom dit het geval is.

Aanpassing van de privacyverklaring

De privacywetgeving is in beweging. Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen om bij te blijven. Wij raden je daarom aan deze verklaring regelmatig te raadplegen. Mochten er grote wijzigingen in deze verklaring doorgevoerd worden, dan zullen wij je via deze website informeren.

Vragen of klachten?

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring, dan kun je contact opnemen met onze ledensecretaris via ledensecreteris@vvachtmaal.nl

Bestuur VV Achtmaal